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アクセス | 曳舟駅より徒歩2分 |
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◆電子取引 Q＆A
Q．『メールに請求書や領収書のデータが添付されている場合』には、そのデータは電子取引の対象となりますか？（問4（1）アレンジ）
電子取引の対象となります。
受領データにタイムスタンプが無い場合には、受領者側でタイムスタンプを付与するか事務処理規定に基づいて適切に処理する必要があります。
電子データは検索できなければなりませんが、メールアプリ上で検索できても検索要件を満たしていないので、正しい保存場所で検索できるようにしましょう。
Q．『インターネットのHPからダウンロードした請求書や領収書』は、電子取引の対象となりますか？（問4（2）アレンジ）
電子取引の対象となります。
受領データにタイムスタンプが無い場合には、受領者側でタイムスタンプを付与するか事務処理規定に基づいて適切に処理する必要があります。
Q．『HP上に表示された請求書などのスクリーンショット』は、電子取引の対象となりますか？（問4（2）アレンジ）
電子取引の対象となります。
ご自身でタイムスタンプを付与するか事務処理規定に基づいて適切に処理する必要があります。
Q．『クラウドサービスを利用した電子請求書やカードの利用明細書、スマホアプリによる決済データ』は電子取引の対象となりますか？（問4（3）（4）アレンジ、問6、問7）
電子取引の対象となります。
訂正削除の記録が残るか、できないシステムを採用していれば、保存要件を満たすと考えられます。クラウド上で一時保存されたデータをダウンロードしてから自らが保存するような場合には、タイムスタンプを付与する等の処置をとる必要があります。
Q．『EDIシステムを採用している』場合は、電子取引の対象となりますか？（問4（5）アレンジ）
電子取引の対象の対象となります。
訂正削除の記録が残るか、できないシステムを採用していれば、保存要件を満たすと考えられます。
Q．『ペーパレス化されたFAX』は電子取引の対象となりますか？（問4（6）アレンジ）
電子取引の対象となります。
受領データにタイムスタンプが無いため、受領者側でタイムスタンプを付与するか事務処理規定に基づいて適切に処理する必要があります。
Q．従業員が立て替えた経費について、電子データで受領していた場合にはどうすればいいですか？（問8アレンジ）
当該経費については電子取引に該当し、所定の要件に基づいてデータ保存しなければなりません。
精算のタイミング等で会社にデータを集約することが望ましいですが、一定の期間だけ従業員のPC等で保存することも可能です。ただし、保存するにあたっては従業員の方のPC等であっても所定の保存要件を満たす必要があり、その間に税務調査などがあれば、調査官の求めに応じて整然と出力できるようにしなければなりません。
Q．課税期間中に施行日の令和4年1月1日が到来しますが、電子データの保存はどのタイミングで行えばいいですか？（問10アレンジ）
令和4年1月1日以後に受領した電子データについては、全てデータ保存をしてください。
そのため、課税期間の途中であっても電子データの保存は必須です。
また、令和3年12月31日以前に受領した電子データは、令和4年1月1日以降に保存したとしても受領したのが令和3年12月31日以前のため、改正後の電子データ保存の対象にはならないので、注意してください。
Q．電子データの書面出力の際には、ハードコピーでも認められますか？（問14）
ハードコピーであっても、書面への出力の際に原本と同様に出力できるのであれば、認められます。
Q．電子データの保存場所は、課税期間を通じて同じ場所でなければいけませんか？（問17アレンジ）
電子データは、同一の課税期間にて検索できるようにしておく必要があるため、少なくとも課税期間ごとに同一の場所に保存しておく必要があります。
ただ、データ量が膨大で四半期や中間決算で帳簿を分ける場合など、合理的な理由があると認められるときに限って同一の場所でなくともいいとされています。
ですが、この合理的な理由については上記以外には具体的に明言はされてないため、課税期間ごとに保存していたほうがリスクはありません。
Q．バックアップは必要ですか？（問18）
バックアップは要件とされていないため、個々で判断していくことになります。
ただ、バックアップしていない状態で、税務調査の際にデータが破損していて出力できないとなると、証拠となる保存すべき書類等がないことになるため、青色申告の承認の取り消しなどのペナルティが下される恐れがあります。
そのため、バックアップは要件ではありませんが、しておくことをお勧めします。
Q．クラウドサービスを利用したり、サーバーが海外にあっても対象になりますか？（問20）
電子データの保存要件を満たしていて、ディスプレイや書面への出力に不都合がないのであれば、いずれも認められます。
Q．同一の請求書を、クラウドサービスとメール両方から受領した場合はどちらを保存すれば良いでしょうか？（問26）
請求書の内容が全く同じなのであれば、そのデータ形式が異なっていたとしても、電子データとして保存をするのはどちらでも構いません。
Q．スキャナ保存で使用している文書管理システムを、電子取引により受領したデータの保存にあたって使用しても問題ありませんか？（問28）
電子取引の保存要件を満たしているシステムであれば、スキャナ保存で使用しているシステムと併用しても問題ありません。
Q．電子データをXML形式（文字の羅列）で保存しても良いですか？（問29）
明瞭に確認・出力できることが必要ですので、自社固有のフォーマットに変換するなどして視覚的に確認・出力できるようにしているのであれば、XML形式での保存も、要件を満たしていると考えられます。
Q．検索機能の確保について、基準期間のない年はどうなりますか？（問34）
検索機能の確保の要件では、基準期間（個人の場合は2年前の年、法人の場合には電子取引の日から2年前の日の属する課税期間）における売上高が1,000万円以下か否かで異なってきます。
ですが、新規開業者や新設法人は、初年度と翌年度には基準期間がありません。
このような場合には、検索機能の確保の要件は不要となり、電子取引の保存と事務処理規定を設けるだけで良いことになっています。
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